Делопроизводство маршрутно-квалификационной комиссии
(из опыта работы РМКК Комитета по образованию Санкт-Петербурга)
Докторова М.М.,
педагог-организатор
Станции юных туристов
ГБОУ «Балтийский берег»
В качестве логической цепочки была взята последовательность действий, совершаемых при проведении нестационарного мероприятия, начиная с оформления маршрутных документов и заканчивая выдачей справок о походе. Все остальные документы, имеющие косвенное отношение к указанному процессу, описываются в произвольном порядке.
Делопроизводство ведется в как бумажном, так и в электронном виде. Большая часть документов имеет оба формата ведения.
1. Регистрация маршрутных документов
Маршрутные книжки или маршрутные листы (минимум по два на каждое мероприятия, иногда по три), принесенные на регистрацию, получают номер формата №/год (в течение года нумерация сквозная) и заносятся в бумажный журнал регистрации. В журнале указывается основания информация: номер книжки (листа), проводящая организация, руководители, количество детей+количество взрослых, вид и категория мероприятия, дата регистрации, район проведения мероприятия, даты проведения, члены МКК, подписавшие документы, контрольные сроки. Так же мероприятие сразу же вносится в электронный свод (о нем ниже). Отличия по информации в бумажном журнале и в электронном своде: в бумаге есть члены МКК и дата регистрации; в своде есть подробная нитка маршрута и телефоны руководителей. Два экземпляра маршрутных документов нужны, чтобы один остался в МКК (заявочный экземпляр). Иногда руководители делают три экземпляра – еще один для бухгалтерии. Заявочные маршрутки хранятся в коробках (один год – одна коробка) по номерам.
2. Электронный свод
Поскольку наша МКК является городской, то к нам поступают данные со всего города и запрашиваются из Комитета по образованию различные справки по всем городским нестационарным мероприятиям. Поэтому у нас ведется общий электронный свод походов, экспедиций и сборов, формат файла – Excel. Перед каждыми каникулами по районам рассылается запрос о планируемых у них мероприятиях с приложенной формой свода, куда нужно внести все районные многодневные выезды. Затем полученные данные сводятся в единую таблицу. Мероприятия в своде разделены по месяцам (один лист – один месяц) и по регионам (Ленинградская область, Мурманская область, Кавказ и Остальное). Объем информации получается большой (от 5-10 мероприятий в спокойный месяц типа февраля, до 150-200 в сезон типа июня), поэтому крайне важно вносить данные мероприятий по четким правилам – тогда из свода просто делать выжимки и аналитику, используя формулы. Неважно какие это будут правила, главное, чтобы они соблюдались. Например, формат сроков проведения только такой – «02.05-13.05»; формат вида мероприятия – «пеший (водный, горный) поход 1 (2,3) кат.сл.». Тогда выбрать все, например, водные походы 2 категории или июльские мероприятия будет делом 5-10 минут при помощи формул Excel. Если правила ввода не соблюдать, то делать выборки придется вручную. В этом случае процесс займет массу времени, а результат будет содержать неизбежные ошибки. Так же из этого свода составляются сводки для отправки в МЧС.
Как показала практика вносить данные в свод лучше сразу при регистрации мероприятия. Это занимает дополнительные 2-4 минуты и проходит незаметно. Если же копить маршрутки и вносить потом по нескольку штук, то и времени это занимает ощутимо, и можно пропустить какое-либо мероприятие, чья маршрутка лежит у какого-либо члена МКК на рассмотрении.
3. Хранение сводов в черновиках и Документах Google
Часто бывает, что свежая информация о мероприятиях от районов приходит ночью или на выходных или во время выездных мероприятий, а свод требуется внезапно и не тому, кто его поддерживает. В этом случае удобно хранить текущую версию свода в черновиках почты (в данном случае, почты РМКК). Скачали последнюю версию свода, внесли изменения, загрузили в черновик новый свод. У кого возникла необходимость посмотреть последние данные – зашли в почту, скачали из черновика файл и ознакомились. Либо можно загрузить свод в Документы Google и делать все исправления в режиме онлайн. Но это не оптимально, когда ответственный за свод находится на выезде, где выход в сеть может быть затруднен. Одно дело скачать и залить, другое – некий длительный промежуток времени работать непосредственно онлайн.
4. Получение СМС от групп на маршруте
После того как группа вышла на маршрут, руководитель обязан сообщать о текущем положении дел посредством СМС-сообщений или звонков в указанные при регистрации контрольные сроки. В нашей МКК имеется специальный мобильный телефон (и СИМ-карта, и аппарат) для этих целей. Номер его записывается на обороте маршрутной книжки/листа при регистрации. Руководители присылают СМС-сообщения с номером маршрутки, фамилией руководителя и информацией о статусе группы: «сели в поезд», «вышли на маршрут», «находимся там-то», «закончили маршрут», «вернулись в город». Так же сообщается информация об изменении маршрута (по необходимости) или состава группы. Данные из телефона заносятся в бумажный журнал: дата, время, номер маршрутки, руководитель, текст сообщения, кто принял. Текст СМС-сообщения записывается практически дословно, не считая статуса ВнМ (вышли на маршрут) и МЗ (маршрут закончен). Параллельно в электронный свод заносятся даты получения СМС-сообщений, и строка красится в желтый (ВнМ) или голубой (МЗ) цвет.
5. Прием отчетов
После возвращения из похода или экспедиции группа составляет отчет о проведенном мероприятии и представляет его в РМКК в бумажном и электронном видах. При поступлении отчета в МКК, он регистрируется в бумажном журнале приема отчетов. Указывается основная информация (номер маршрутки, вид и категория мероприятия, район проведения, руководитель) и росписи сдавшего и принявшего. Так же отчет вносится в электронную базу отчетов (о ней ниже). При приеме отчета проверяется наличие в нем походной маршрутки с отметками на маршруте. Так же сверяется списочный состав участников с заявочной маршруткой. Если есть расхождения по составу, то проверяется журнал СМС-сообщений – было ли сообщение об этом при выходе на маршрут. Затем отчет отдается члену МКК, имеющему полномочия рассмотрения отчетов данного вида и категории сложности. В случае успешного отзыва члена МКК, на отчет ставится отметка «зачесть такой-то категории сложности всем участникам и руководителю» и печать МКК. В базу отчетов вносится заметка «Зачтен», отчет получает каталожный номер (и бумажная, и электронная версии) и отчет пополняет собой библиотеку отчетов.
6. Журнал выдачи справок о походах
После того как отчет о категорийном походе был успешно зачтен, руководитель может получить для участников справки о прохождении похода и получения походного опыта. Справки оформить может только руководитель или его заместитель, участникам (детям) такие справки не выдаются. Руководитель самостоятельно скачивает с сайта форму справок и оформляет их на всех участников похода и приносит эти справки в МКК. Здесь проходит проверка был ли зачтен поход, сверка фамилий в справках со списочным составом участников, указанном в отчете. После этого руководитель заполняет журнал выдачи справок — номер протокола (сквозной), номер маршрутки, дата похода, вид и категория похода, нитка маршрута, список участников с номерами справок (сквозной номер/текущий год), дата составления протокола, кто выписывал. В справки вносится соответствующий номер. Председатель МКК подписывает справки, ставит печать и в отчете и маршрутках (походная и заявочная) делается запись о количестве выданных справок. Номер протокола вносится в базу отчетов.
7. База и библиотека отчетов. База справок
Библиотека существует как в виде бумажных отчетов, так и в виде электронных версий. Бумажные отчеты имеют каталожные номера и располагаются по видам походов и по этим номерам. Каталожный номер состоит из буквы (п – пеший, в – водный, г – горный, л – лыжный, к – комбинированный, с –спелео, вл – велосипедный, э – экспедиция) и номера. Нумерация для каждой буквы отдельная. К библиотеке прилагается база данных отчетов, куда вносится основная информация по отчету (номер бумажной версии, номер электронной версии, проводящая организация, номер маршрутки, вид и категория мероприятия, год проведения, даты, географический район, руководитель, нитка маршрута, список детей, отметка о зачете похода, дополнительная информация).
Благодаря этой базы, можно легко найти интересующие отчеты, не перебирая папки с ними по шкафам. Можно, отфильтровав в базе отчеты по нужным параметрам (район путешествия, нитка маршрута, тип похода, руководитель и т.д.), выписать номер отчета и в шкафу по этому номеру легко найти нужную папку.
Нумерация электронных версий идет сквозняком. Хранятся файлы по годам и в начале названия файла или папки с файлами стоит номер. Таким образом, выбрав отчет по нужным параметрам, выписывается год и номер отчета, после чего нужный отчет легко находится в папке указанного года.
Так же в базе отчетов указаны номера протоколов выдачи справок, что позволяет легко определить нужный протокол, найти его в журнале (а не мучительно перелистывать все журналы, выискивая нужный поход) и определить была ли выписана справка на конкретного человека. После чего либо выписать новую, либо, в случае утери справки, продублировать справку, не создавая новый протокол.
8. Журнал выдачи отчетов на дом
При необходимости педагоги могут взять из библиотеки отчет на дом под роспись. Существует журнал выдачи отчетов, куда вносится номер маршрутки, фамилия руководителя, год похода, район похода, дата выдачи, фамилия читателя и его роспись. При возврате отчета указывается дата возвращения и ставится роспись принявшего отчет.
9. Подготовка годовых отчетов РМКК для Москвы
В конце года необходимо собрать данные со всех городских МКК, свести их в общий отчет и отправить в МКК ФЦДЮТиК. В районную рассылку отправляется форма для заполнения годовых данных. Далее, после проверки и корректировки ошибок все объединяется и по единой форме высылается в головную МКК.
10. Полномочия низовых МКК
Поскольку РМКК является вышестоящей над районными МКК и МКК отдельных ОУ (например, ГБОУ ПФМЛ №239 имеет свою собственную МКК), то необходимо иметь документацию по низовым МКК. Это бумажная папка, поделенная на три части. В первой – файлы с утвержденными положениями и полномочиями низовых МКК, отсортированные по датам – сверху те, чьи сроки подходят к завершению. В начале этой части лежит обновляемый лист со списком МКК и сроками окончания полномочий. Вторая часть – просроченные документы. Третья – справки-подтверждения походного и руководящего опыта членов низовых МКК.
Имеется аналогичная папка с документами РМКК – полномочия, список членов, справки, подтверждающие походный и руководящий опыт.
11. Информирование МЧС
У нас имеются соглашения с МЧС Ленинградской области, Санкт-Петербурга и Мурманской области, согласно которым мы ставим на учет у них группы, отправляющиеся в эти регионы, независимо от того, заявляются ли группы у нас или в районных МКК. В Мурманск информация отправляется в конце месяца на следующий месяц. В МЧС Санкт-Петербурга – все мероприятия, зарегистрированные в РМКК, тоже в конце месяца на следующий. В МЧС Ленинградской области так же ежемесячно и далее ежедневные сводки по утрам со всеми коррективами.
